¿Qué es un flujo de trabajo?

Los flujos de trabajo (workflows) o sistemas de gestión de flujos de trabajo organizan personas, herramientas y procesos para agilizar el trabajo colaborativo y aumentar el control sobre su ejecución.

Lo que hacemos en Metadrive es normalizar cada flujo de trabajo, estableciendo los pasos a seguir, quién tiene el control en cada uno de ellos y las tareas que deben realizarse. Además de controlar cada uno de estos pasos, también se automatizan algunas tareas relacionadas, como enviar alertas, informar a los responsables o pasar de un paso a otro cuando se han completado las tareas de los anteriores.

¿Cómo lo implementamos en Metadrive?

La funcionalidad de flujos de trabajo puede implementarse en cualquier documento, carpeta, hoja de cálculo, etc. Esto se debe a la integración de Metadrive con Google Drive. Así, los flujos de trabajo de todos los archivos a los que los usuarios tienen acceso en Google Drive pueden automatizarse de forma sencilla con Metadrive.

Además, gracias a que Metadrive es una herramienta especializada en la gestión documental en la nube de Google, la incorporación de flujos de trabajo evita que el número de documentos de la empresa aumente de forma excesiva e innecesaria al crear copias y distribuirlas entre los empleados. Esto, además, suele provocar una pérdida de control sobre ellos, sin poder identificar cuál es el documento más reciente o si se han realizado todos los pasos del flujo.

Así, los equipos pueden autogestionarse e implementar sus flujos de trabajo sin tener que implicar al departamento administrativo de la empresa para revisar cada una de las etapas.

Ventajas de automatizar los flujos de trabajo en Metadrive

Las principales ventajas de la automatización de flujos de trabajo, relacionadas con la productividad de la empresa, pueden resumirse en los siguientes puntos:

• Es más fácil seguir y supervisar las etapas del flujo de trabajo
• Ahorro de tiempo en la ejecución de estos flujos gracias a su automatización, lo que se traduce en un aumento de la productividad y la eficiencia de los equipos de trabajo.
• La toma de decisiones se agiliza y mejora.
• El esquema que proporciona la automatización de los pasos del flujo de trabajo permite evitar posibles fallos en el proceso. Aumenta la comunicación interna.
• Facilitan la circulación de la información sobre los procesos entre los distintos departamentos de la empresa, al poder configurar alertas automáticas sobre el progreso y seleccionar a las personas que deben recibirlas.

En resumen, la automatización de los flujos de trabajo minimiza los problemas de coordinación del trabajo dentro de la empresa, lo que le ahorra tiempo, dinero y molestias.