Cómo amplía Metadrive las funcionalidades de Google Drive

En Metadrive, las carpetas de Google Drive y las unidades compartidas (Shared Drives) son las unidades organizativas. Esto significa que toda la configuración se crea a este nivel (propiedades personalizadas, plantillas, flujos de trabajo, …), de modo que puedes personalizar cada una de tus carpetas / Shared Drives de forma independiente.

Sin embargo, los metadatos de Google Drive (todavía en beta) solo te permiten crear propiedades a nivel de dominio, de modo que quedan disponibles para todas tus carpetas / Shared Drives.

Configuración de propiedades

Las propiedades de Metadrive tienen múltiples ajustes:

• Nombre y descripción de la propiedad
• Tipo de valores que acepta
• Un valor por defecto opcional
• La opción de hacer obligatorio que la propiedad se rellene al crear nuevos documentos

La lista de tipos de propiedad disponibles en Metadrive es:

• Texto: útil cuando necesitas escribir un texto libre para cada documento
• Número: la mejor opción para valores numéricos
• Opción: selecciona un valor de una lista predefinida en la configuración de la propiedad. También admite la selección de varios valores
• Lookup: selecciona un valor de una lista definida en una hoja de Google Sheets. Útil y fácil de actualizar cuando necesitas la misma lista de valores para distintas carpetas
• Fecha: elige la fecha en el calendario
• Fecha y hora: un selector de fecha más preciso
• Persona: elige a cualquier persona de tus Contactos de Google
• Booleano: elige entre «verdadero» y «falso»
• Emoji: usa distintos grupos de iconos para representar tus metadatos

En los metadatos de Google Drive solo puedes configurar el nombre y el tipo de la propiedad, y la lista de tipos disponibles (número, fecha, persona, texto o selección) es más corta que en Metadrive.

Búsqueda de documentos

Buscar en Metadrive es rápido y fácil: solo tienes que escribir el término que quieres buscar. Cuando realizas una búsqueda en Metadrive, se buscan los documentos que coinciden con tu consulta dentro de la estructura de carpetas con la que estás trabajando, devolviendo solo los documentos relevantes para ti. Por tanto, reduce enormemente el tiempo que dedicas a buscar información y aumenta el tiempo que dedicas a trabajar. Los resultados de la búsqueda se muestran con los documentos y sus metadatos, ofreciendo una visión rápida del estado actual de cada uno.

Además, puedes combinar una búsqueda en Metadrive con el filtrado, la agrupación y la ordenación de tus documentos según sus metadatos, ya sean metadatos del sistema (como el nombre o la descripción del documento) o metadatos personalizados (propiedades que has creado en Metadrive).

Sin embargo, la búsqueda en Google Drive es diferente. Si introduces un término en la barra de búsqueda, devolverá documentos de todo tu Drive que coincidan con ese término. Tienes que configurar la búsqueda avanzada para buscar documentos en una carpeta concreta. Además, no puedes aplicar opciones adicionales de filtrado, agrupación y ordenación, y los resultados no incluyen los metadatos de los documentos, por lo que tienes que explorar cada documento de forma individual.

Vistas de Metadrive

Una vista te permite configurar qué documentos ves y qué información se muestra sobre ellos. Es decir, te permite configurar un término de búsqueda, algunas opciones de filtrado, agrupación y ordenación, y seleccionar qué metadatos quieres mostrar.

Metadrive tiene algunas vistas predefinidas disponibles en cada carpeta:

• Vista «Todos los elementos» (All items), donde ves todos los documentos de la carpeta con todos sus metadatos personalizados, junto con su nombre y el último usuario que modificó cada uno
• Vista «Archivos no vistos» (Not viewed files), con los documentos que tú (el usuario actual) todavía no has abierto
• Vista «Archivos actualizados para mí» (Updated files for me), con todos los documentos que se han actualizado desde la última vez que los abriste
• Vista «Papelera de la Shared Drive» (Shared Drive Bin), disponible solo en Shared Drives, que muestra los documentos de la papelera de la Shared Drive en la que estás trabajando
• Vista «Mi papelera» (My bin), disponible solo en carpetas de Drive, que muestra los documentos de tu papelera

Además, en Metadrive puedes crear vistas personalizadas. En ellas puedes introducir un término de búsqueda, aplicar filtros sobre los metadatos de tus documentos, y agruparlos y ordenarlos según algunos criterios. Después, las vistas estarán disponibles para todos los usuarios que puedan acceder a esa carpeta / Shared Drive. También puedes establecer una vista como predeterminada para que, cuando un usuario abra la carpeta / Shared Drive en Metadrive, esa vista se cargue automáticamente y se aplique su configuración (y así te ahorras configurarlo todo cada vez que lo necesites).

Además, los filtros sobre propiedades de Persona y Fecha se pueden definir como dinámicos, de modo que usan el contexto actual (el usuario que trabaja en Metadrive y el día actual) como valores para filtrar documentos.

Por otro lado, Google Drive no dispone actualmente de una funcionalidad de vistas.

Flujos de trabajo

En cualquier sistema de gestión documental, los flujos de trabajo son una funcionalidad importante que ayuda a las empresas a organizar personas, herramientas y procesos para agilizar el trabajo colaborativo y aumentar el control sobre su ejecución.

Lo que hacemos en Metadrive es normalizar cada flujo de trabajo, estableciendo los pasos a seguir, quién tiene el control en cada uno de ellos y las tareas a realizar. Además de controlar cada uno de estos pasos, también se automatizan algunas tareas relacionadas, como el envío de alertas, informar a los responsables o pasar de un paso a otro cuando se han completado las tareas de los anteriores.

Además, estamos trabajando en añadir acciones previas y posteriores a cada paso, para que puedas configurar acciones automáticas que se ejecuten cuando un documento pase de un paso a otro.

En cambio, Google Drive no tiene un sistema de gestión de flujos de trabajo.

Datasheet

Metadrive Datasheet es una vista que te permite modificar tus documentos de forma masiva. Cuando trabajas en una carpeta / Shared Drive en Metadrive y abres la vista Datasheet, verás todos los documentos que estabas viendo antes con todos sus metadatos en una hoja similar a Excel. Desde ahí puedes actualizar su nombre y sus metadatos personalizados de forma masiva.

Datasheet te permite usar algunas funcionalidades similares a las de Excel, como arrastrar y soltar, o copiar y pegar valores desde una hoja de Google Sheets o un archivo de Excel.

Además, puedes exportar toda la información como copia de seguridad a un archivo CSV que se descargará en tu dispositivo.

Google Drive no tiene ninguna funcionalidad similar.

Plantillas

En Metadrive configuras las plantillas de documentos a nivel de carpeta, de modo que solo están disponibles en las carpetas que tú quieras. Eliges cualquier archivo de tu Drive y los usuarios que abran esa carpeta / Shared Drive en Metadrive podrán crear copias de la plantilla (siempre que tengan acceso).

Las plantillas de Google Drive son a nivel de dominio, por lo que cualquier usuario puede crear copias de los documentos en cualquier lugar.

Metadrive Activity

Metadrive Activity es una funcionalidad que te permite registrar la actividad de los usuarios en carpetas concretas. Una vez activada a nivel de dominio, los usuarios pueden elegir registrar las operaciones realizadas en sus carpetas con Metadrive, para llevar un seguimiento de lo que se hace en cada una de ellas.

Esta funcionalidad ofrece un mayor control de la actividad de los usuarios que la actividad de archivos de Google Drive, ya que Metadrive Activity también registra los cambios en la configuración de las carpetas (propiedades, vistas, flujos de trabajo, plantillas), además de los cambios en los archivos (creación, eliminación, cambio de nombre, edición de metadatos, uso compartido).

Caja de herramientas

Metadrive ofrece algunas funcionalidades integradas en la aplicación que no están disponibles en Google Drive.

Edición de fotos

Metadrive incluye un editor de fotos integrado que te permite realizar operaciones típicas de edición sobre las imágenes guardadas en tu Drive (como recortar, añadir dibujos, formas o textos, o girar la imagen).

Vista previa de archivos 3D

Metadrive integra una vista previa de archivos 3D para tus modelos GLB y GLTF, de modo que puedes verlos junto con sus metadatos al abrir la vista de edición del documento.

Copiar estructura de carpetas

Cuando trabajas en una carpeta / Shared Drive en Metadrive, puedes ver las subcarpetas y archivos guardados en la carpeta / Shared Drive que has abierto. Puedes seleccionar las subcarpetas y elegir la opción «Copiar estructura de carpetas» (Copy folder structure). Se abrirá un selector de Drive para que elijas la ubicación donde quieres guardar la copia, y se copiará la subcarpeta con toda su estructura en esa ubicación.