Encontrar documentos

Introducción

Gracias a Metadrive, hay muchas formas diferentes de encontrar tus documentos en Google Drive.

Según tu caso de negocio, los administradores deberían configurar propiedades y vistas para facilitar el acceso y la localización de los documentos al resto de usuarios.

En este artículo verás todas las funcionalidades que puedes combinar para optimizar la localización de tus documentos.

Búsqueda

La búsqueda en Metadrive es rápida y sencilla. Solo tienes que escribir en el cuadro de búsqueda de Metadrive y pulsar la tecla Intro. La aplicación muestra una barra de carga mientras busca y carga los resultados.

Cuando usas el cuadro de búsqueda, buscas en la carpeta o Team Drive actual y sus subcarpetas (no en todo Google Drive).

Puedes restablecer la búsqueda haciendo clic en el icono X junto al cuadro de búsqueda.

NOTA: Mejora la experiencia de búsqueda usando Metadrive para “acotar” el ámbito de la búsqueda.

Puedes echar un vistazo al siguiente vídeo para ver esta funcionalidad en acción:

Filtrar, ordenar y agrupar

Filtrar:

Puedes aplicar filtros rápidos en Metadrive usando la fila de filtros situada bajo los títulos de las propiedades. Haz clic en el icono de filtro para elegir el operador que quieres aplicar y escribe o selecciona el valor según el tipo de propiedad:

También puedes aplicar filtros avanzados desde Menú de columnas > Filtro (Column menu > Filter):

Ordenar:

Puedes ordenar por columna simplemente haciendo clic en los títulos de las propiedades. Una flecha indicará el criterio de ordenación aplicado:

Agrupar:

Esta funcionalidad te permite agrupar tus documentos por propiedades del sistema o personalizadas. En primer lugar, debes activarla haciendo clic en el botón de agrupación:

Función de estructura plana

Esta funcionalidad te permite ver todos los documentos de la jerarquía de la carpeta de Google Drive o de la Google Team Drive como una estructura plana en la pantalla principal.

Puede ser muy útil para evitar navegar por estructuras de carpetas enormes y tener una visión rápida de todos tus documentos en la misma vista.

Puedes filtrar, ordenar y agrupar, o incluso buscar, en esta estructura plana.

En el siguiente ejemplo tenemos nuestra carpeta raíz “NASA Missions”, que tiene 3 subcarpetas y 3 archivos. Queremos ver todos los documentos de estas subcarpetas en la pantalla principal junto con los otros 3 archivos.

Veámoslo en acción:

Podemos volver fácilmente al estado inicial haciendo clic de nuevo en “Todos los documentos de la jerarquía de carpetas” (All documents in folder hierarchy).

Buscar por metadatos

Si se han creado metadatos para la carpeta de Google Drive o la Google Team Drive (Cómo crear metadatos), debes saber que es posible buscar por metadatos.

NOTA: Esta búsqueda por metadatos también se puede usar desde la interfaz estándar de Google Drive.

¡Consulta este vídeo para verlo en acción!

Funcionalidades completas frente a funcionalidades limitadas

Si tienes muchos documentos en una carpeta o Team Drive (más de 2000), Metadrive mostrará “Funcionalidades limitadas” (Limited functionalities), lo que significa que hay documentos que no se han cargado y que existen algunas limitaciones de filtrado y ordenación impuestas por la API de Google.

Con funcionalidades limitadas puedes:

Filtrar por es igual a o no es igual a en cualquier propiedad personalizada (excepto en propiedades personalizadas de fecha y hora)
Filtrar por Nombre: Contiene, No contiene, Es igual a o No es igual a.
Filtrar por Fecha de modificación o Última vez que lo abrí: Es posterior a, Es posterior o igual a, Es anterior a o Es anterior o igual a.
Filtrar por Propietario: Es igual a o No es igual a. (Si estás en una carpeta de Google Drive; no es posible en Team Drives)
Ordenar por algunas propiedades del sistema como Nombre, Última vez que lo abrí, Cuota, Fecha de creación y Fecha de modificación.

La búsqueda está siempre disponible en ambos casos (completas y limitadas).

Puedes desplazarte hacia abajo para cargar más documentos de la carpeta o Team Drive, y también puedes usar las opciones de búsqueda o de filtrado/ordenación disponibles para reducir el número de documentos.

Si buscas o aplicas cualquier opción de filtrado/ordenación, la petición se envía sobre todos los documentos de la carpeta; así, si tras aplicar estas opciones el resultado es inferior a 2000 documentos, Metadrive cambiará a funcionalidades completas con ese resultado. Si no, Metadrive cargará los primeros 50 documentos que coincidan con la petición y tendrás que desplazarte hacia abajo para cargar más. De nuevo, puedes aplicar opciones de búsqueda/filtrado/ordenación más precisas para reducir el resultado.

Para evitar esta limitación, te recomendamos usar filtros y/o la búsqueda para reducir los resultados y obtener funcionalidades completas.