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Añadir metadatos, etiquetas y propiedades a Google Drive

¿Por qué son útiles las propiedades personalizadas en Google Drive?

Una de las funcionalidades clave de Metadrive es la posibilidad de crear propiedades personalizadas, también conocidas como metadatos o etiquetas.

El objetivo principal de los metadatos es facilitar el descubrimiento de información relevante y ayudarte a organizar tus documentos de forma estructurada en tus carpetas de Google Drive o en tus Team Drives.

¿Quién puede crear propiedades personalizadas?

De forma predeterminada, los propietarios y editores de la carpeta de Google Drive, o los organizadores y editores de la Team Drive, pueden crear propiedades personalizadas. Esto se puede configurar para cada carpeta o Team Drive.

El propietario u organizador puede decidir si los usuarios con permisos de edición pueden crear, modificar o eliminar propiedades personalizadas.

Para más detalles, consulta el artículo Permisos.

¿Dónde puedo crear propiedades personalizadas?

En Metadrive, las carpetas de Google Drive y/o las Team Drives son las unidades organizativas. Esto significa que los administradores pueden configurarlas para organizar y gestionar los documentos correctamente y, además, ayudar a los colaboradores y usuarios a trabajar de forma óptima.

¿Qué tipos de propiedades puedo crear?

Puedes acceder a algunas propiedades del sistema que proporcionan los documentos de Google Drive.

Sistema:

  • Nombre (Name): nombre del documento
  • Modificado (Modified): fecha de la última modificación
  • Creado (Created): fecha de creación
  • Cuota (Quota): bytes de cuota utilizados
  • Modificado por (Modified by): último usuario que lo modificó
  • Miniatura (Thumbnail): miniatura del documento
  • Última vez que lo abrí (Last viewed by me): fecha de la última vez que lo visualizaste
  • Propietario (Owner): propietario del documento (solo en carpetas de Google Drive, no incluido en Team Drives)

Además de estas propiedades del sistema, puedes crear tus propias propiedades personalizadas. Veamos los distintos tipos de propiedades:

Personalizadas:

  • Texto (Text): este tipo de dato es útil cuando necesitas introducir un texto diferente para cada documento. Te permite escribir frases cortas para cada documento.
  • Número (Number): ¡la mejor opción cuando necesitas añadir valores numéricos!
  • Opción (Choice): usa este tipo de dato si tienes una lista fija de valores. Por ejemplo, una propiedad personalizada Estado puede tener como lista de valores: Aprobado, Pendiente y Rechazado. También puedes elegir si permites la selección múltiple o no.
  • Fecha (Date): es muy útil porque ayuda al usuario a introducir la fecha de forma sencilla. El usuario puede seleccionar la fecha con un selector, sin necesidad de escribir nada.
  • Fecha y hora (Date Time): igual que el tipo fecha, con la posibilidad de incluir la hora.
  • Lookup: Lookup es una propiedad que usa una hoja de cálculo de Google como fuente de datos. Puedes definir valores ilimitados para tu propiedad. Más información aquí.
  • Contacto (Contact): usa tus Contactos de Google como fuente de datos para tus propiedades de contacto.
  • Booleano (Boolean): elige entre ‘verdadero’ o ‘falso’.
  • Emoji: usa distintos grupos de iconos para representar tus metadatos.

¿Cómo crear propiedades personalizadas?

Manuales de Metadrive